Saber cómo podemos numerar facturas de forma correcta nos será de gran ayuda no sólo para mantener un orden en nuestra empresa, sino también para evitar posibles problemas con Hacienda en el futuro.
La correcta numeración de facturas es de vital importancia para cualquier negocio, pero sabemos que es un tema sobre el que suelen surgir dudas de forma habitual.
Numerar facturas correctamente es más sencillo de lo que te imaginas siempre y cuando tengas en cuenta lo que te vamos a contar a lo largo de este artículo.
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Lo primero a tener en cuenta para numerar facturas
Sea de lo que sea la factura y tengas el negocio que tengas, necesitarás numerar tus facturas para que estas puedan identificarse de algún modo.
Esta numeración debe cumplir con un requisito clave: deberá ser una numeración correlativa.
Pero… ¿Qué es eso de numeración correlativa? ¡Muy fácil!
Esto quiere decir que las facturas tendrán que ir una tras otra, no podrá haber saltos en su numeración y no podrá haber más de un documento con el mismo número de factura.
Concepto clave para numerar facturas: las series de numeración
Antes de empezar con los pasos y requerimientos esenciales para que puedas numerar tus facturas de forma correcta, no podemos dejar pasar un concepto clave en todo este proceso: las series de numeración.
Las series de numeración son conjuntos o grupos de facturas que cuentan con una continuidad numérica. En cada una de estas series la numeración y la fecha de las facturas tendrá que ser consecutiva.
Te ponemos un ejemplo para que lo veas claro: si tu factura número 4 corresponde al mes de noviembre, la factura número 5 no podrá pertenecer a un mes anterior como por ejemplo, julio.
Para poder tener mucho más controlado nuestro negocio y nuestras facturas mucho más ordenadas siempre es recomendable contar con varias series de numeración diferentes. Es muy común que negocios con diferentes establecimientos cuenten con una serie de facturación diferente para cada uno de esos establecimientos.
En AsiRural os aconsejamos establecer diferentes series de numeración para cada línea de negocio. A pesar de que no es una norma obligatoria os resultará mucho más cómodo y podréis tener vuestra facturación mucho más ordenada.
Casos en los que las facturas con serie son obligatorias
En algunos caso sí es obligatorio emitir facturas con serie, estos son los siguientes:
- Las facturas expedidas por terceros o por destinatarios de las operaciones.
- Aquellas facturas que han sido empleadas en procedimientos administrativos o judiciales de ejecución forzosa.
- Las facturas rectificativas.
- Todas las facturas relacionadas con operaciones intragrupo.
¿Qué factores se incluyen en una factura?
Antes de numerar nuestras facturas, deberíamos tener muy claros todos los factores que deben figurar en este documento para que la factura sea correcta.
Estos factores esenciales son los siguientes:
El número de las facturas, que como os hemos mencionado, tendrá que tratarse de una numeración correlativa.
La serie de las facturas en caso de tenerla.
La fecha de expedición de cada factura.
Los datos fiscales del emisor y los datos fiscales del receptor.
La descripción de la operación por la cuál va a emitirse esa factura.
Todos los datos necesarios para determinar la base imponible del impuesto.
El tipo impositivo que se aplicaría a esa operación en concreto.
La cuota tributaria.
En caso de ser autónomos, la retención de IRPF.
La cifra del importe total que se va a pagar en dicha factura.
Las recomendaciones de Hacienda para numerar facturas
Según la Agencia Tributaria, necesitaremos tener en cuenta diversos aspectos clave para poder realizar una correcta numeración de las facturas de nuestro negocio:
- En cuanto a los caracteres a emplear para la numeración de las facturas, esta recomienda utilizar la combinación de la siguiente serie “0123456789ABCDEFGHIJKLMNPQRSTUVXYZ”. Excluyendo la “Ñ” y la “W” además de no recomendar la utilización de minúsculas.
- Se aconseja añadir un espacio en blanco entre los caracteres, pero sólo uno. Por ejemplo: B 432.
- Podemos utilizar caracteres especiales en caso de así desearlo para separar números de nuestras facturas. Los más recomendados para utilizar son: el guión medio “-”, guión bajo “_”, barra lateral inclinada “/” o un punto “.”.
- Si vamos a utilizar series de numeración, se recomienda que el código de identificación de la serie aparezca primero y después de este el número de la factura.
- No podemos incluir espacios en blanco antes del número de la factura, el texto con la numeración de la factura deberá aparecer ajustado a la izquierda.
La duda más habitual: ¿cómo numero mis facturas al inicio de año?
No, al iniciar un nuevo año no estamos obligados a cambiar el orden de la numeración de nuestras facturas.
Lo más importante para poder llevar una numeración correcta de nuestras facturas es que esta siga siendo correlativa dentro de la misma serie y con las facturas de años anteriores.
Tu decides si al comenzar cada año fiscal quieres empezar la numeración de nuevo o simplemente prefieres continuar desde la última factura que has emitido.
Numerar nuestras facturas de forma correcta es más sencillo de lo que te imaginas, pero si tienes dudas, lo mejor es que solicites la información necesaria para resolverlas y poder así asegurarte de que estás haciéndolo de forma correcta.
En AsiRural te ayudamos con la numeración de tus facturas, estamos a tu disposición para resolver cualquier duda que pueda llegar a surgir. O si lo prefieres, nosotros nos encargamos de todos estos trámites, te lo ponemos muy fácil.
¡No dudes en contactar con nosotros!
