Estamos seguros de que ya has escuchado hablar en varias ocasiones sobre este concepto: el albarán. Quizás tengas una idea de lo que es y de para qué sirve, pero hoy queremos contarte absolutamente todo sobre este.
El albarán, por definición, es el documento mercantil mediante el cual podemos acreditar la entrega o la recepción de un producto. Hasta ahí bien, pero hay mucho más. ¿Tienes clara la diferencia entre albarán y factura? ¿Entiendes todas las partes del alabarán?
A pesar de ser un concepto sencillo, ¡da mucho de qué hablar! A lo largo de este artículo te quedará todo más que claro.
¡Empezamos!
Lo básico sobre el albarán
El albarán se utiliza para poder confirmar que el trato mercantil se ha realizado de forma correcta y confirmar la recepción de la mercancía.
Este documento sólo sirve para acreditar la recepción de una mercancía, pero en ningún caso confirma el pago de la misma. ¡Ojo con esto!
Su funcionamiento es muy simple: el portador se encarga de elaborar el albarán y de entregarlo al receptor una vez la mercancía ha sido entregada. El receptor tendrá que firmar el albarán para que la entrega sea considerada como válida.
Al hacerse efectiva la firma el vendedor podrá exigir el pago al comprador en caso de que este no lo haya realizado todavía. También es un documento clave para el comprador, ya que lo puede utilizar para reclamar al vendedor en caso de que las condiciones no sean las acordadas inicialmente.
Los elementos clave de un albarán
Dentro de un albarán nos encontraremos una gran variedad de información, podemos diferenciar las siguientes partes:
El lugar y la fecha en la que se ha emitido un albarán.
El lugar y la fecha en la que se ha recibido el albarán.
Los datos del comprador y del vendedor.
El código o número de identificación del documento.
Firma y sello del receptor.
Una descripción breve del producto o servicio.
Os dejamos una foto como ejemplo para que podáis ver las distintas partes de un albarán:
Los distintos tipos de albarán
Podemos diferenciar entre dos tipos de albarán dependiendo de los datos que se incluyan en este documento:
1. Albarán valorado
Este albarán es el que incluye datos relacionados con el precio de la mercancía, en él nos encontraremos: el precio de cada producto, los descuentos aplicados, el importe total del pedido, los impuestos y la cantidad solicitada.
El albarán valorado no suele ir junto a la factura, esta suele emitirse una vez se hace efectiva la entrega de la mercancía.
2. Albarán sin valorar
En este caso el documento si va acompañado de la factura, lo que hace que los datos relacionados con el precio no estén incluidos en el albarán.
En el albarán sin valorar podemos encontrar datos como la descripción del producto y la cantidad contratada de esta pero nunca incluye datos relacionados con su valoración económica.
El momento clave: la entrega y firma del albarán
Como os comentábamos antes, el momento de la entrega es clave para este documento ya que será cuando el comprador se encargue de firmarlo para poder verificar la entrega final de la mercancía.
Pero…¿Qué implica la firma del albarán?
Este momento no solo es necesario para que el vendedor pueda reclamar el pago, también da derechos al comprador, ya que podrá utilizarlo para hacer reclamaciones en caso de que este sea defectuoso.
En caso de que seas el comprador, recuerda comprobar el estado de la mercancía antes de firmar el albarán, ya que una vez firmado si esta presenta algún defecto causado por el transportista, nadie se hará cargo de esto.
Si los defectos son de fábrica, tendrás 30 días para poder hacer reclamaciones al respecto. Eso sí, necesitarás el albarán para hacer efectiva la reclamación.
Diferencias entre albarán y factura
La principal diferencia entre ambos documentos es que una factura sí tiene funciones tributarias mientras que un albarán no.
Además, al realizar cualquier transacción comercial una factura es siempre obligatoria mientras que un albarán es un documento opcional.
Las facturas son documentos con efectos tributarios y validez fiscal a diferencia de lo que ocurre con un albarán, esa es sin duda, la diferencia con la que necesitas quedarte.
¿Cuánto tiempo deberías conservar un albarán?
Un albarán no es un documento válido a nivel fiscal, para que así sea, necesita ir siempre acompañado de la factura que sí es el elemento clave que debemos tener siempre a mano por si necesitamos realizar algún tipo de reclamación.
No necesitas conservar el albarán, con que conserves la factura será suficiente, una opción sencilla para no acumular miles de facturas en casa es solicitar siempre la factura digital, de esta forma tendremos mucho más a mano y evitaremos acumular miles de papeles estorbando por casa.
En AsiRural te ayudamos con todos los trámites que impliquen papeleo, sí, también con el tema de facturas y albaranes. Contacta con nosotros y nos pondremos manos a la obra para ayudarte en lo que necesites.
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