Año tras año acumulamos un sin fin de documentos relevantes para nuestra empresa lo que hace que, cuando nos ponemos a ordenarlos, nos preguntemos cuáles deberíamos conservar, cuáles podemos tirar y durante cuánto tiempo es necesario que conservemos ciertos documentos.
Conocer los plazos de conservación de documentos de una empresa es muy importante no sólo para evitar tirar algún documento que pueda ser relevante para nuestro negocio antes de tiempo, sino también para poder hacer limpieza de forma periódica sin que esto nos preocupe.
Te lo contamos todo sobre los documentos que necesitas conservar y durante cuánto tiempo tienes que hacerlo, ¡no te lo puedes perder!
La Regla General de conservación de documentos
Según lo indicado en el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios tendrán que conservar los documentos de su empresa durante un plazo de 6 años.
Dentro de este apartado se incluyen documentos como libros de todo tipo y naturaleza, correspondencia, documentación y justificantes relativos a la empresa.
Estos 6 años empiezan a contabilizarse desde el último asiento realizado en los libros, y siempre deberíamos revisar que no exista ninguna cláusula que indique que el plazo deba ser mayor en algún documento en concreto.
“En resumen, podemos afirmar según esta normativa que necesitamos conservar durante al menos 6 años todos los libros contables.”
Recuerda que dentro de estos documentos también se encuentran los archivos digitales que tengas en tu base de datos, ordenador o correo electrónico.
Cuánto tiempo necesitas conservar los documentos fiscales
Según la normativa tributaria, los empresarios deberían conservar los documentos fiscales durante:
- Un plazo de 4 años desde el momento de finalización del plazo de presentación de dichos documentos, en el caso de las declaraciones a Hacienda.
- Un plazo de 10 años en cuanto a las prescripciones de la comprobación de las bases o cuotas imponibles y deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.
Hay que tener en cuenta que necesitaremos conservar toda la documentación relevante a nivel tributario durante el período de prescripción mercantil mencionado en el apartado anterior, es decir, durante al menos 6 años.
Recuerda que en el caso de desatender un requerimiento obligatorio de información por parte de Hacienda puede llegar a implicar una sanción del 2% de la cifra de negocios, con un mínimo de 10.000 euros.
Cuánto tiempo necesitas conservar los documentos laborales
La normativa de conservación para los documentos laborales se registra gracias al Real Decreto Legislativo 5/2000.
Según lo expuesto en este decreto, los documentos laborales prescriben pasados 3 años excepto aquellos relacionados con la Seguridad Social, que lo hacen tras 5 años.
Dentro de los documentos laborales que debemos conservar en nuestra empresa se encuentran las bajas, los justificantes de pagos salariales, los contratos de trabajo o los registros de la jornada laboral.
Además, el Estatuto de Trabajadores incluye una novedad en 2019 que defiende que el registro de la jornada laboral será obligatoria para cualquier empresa y esta tendrá que conservar dicho registro durante un período mínimo de 4 años.
Conservación de otros documentos específicos
Sabemos que dentro de una empresa existen muchísimos tipos de documentos, por lo que además de los apartados anteriores, también podemos tener dudas sobre cuánto tiempo necesitamos conservar otro tipo de documentos más específicos.
Existen documentos que tendremos que conservar durante cuatro, seis o incluso más de diez años.
Es el caso de algunas facturas, concesiones, otros instrumentos financieros, subvenciones o cualquier otro ingreso o gasto estipulado en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios económicos.
Aunque se trate de cuentas que ya hayan prescrito, podrán ser sometidas a inspección, de ahí que necesitemos conservar este tipo de documentos.
Además, en el caso de las acciones personales relacionadas con actividades comerciales de las empresas que no tengan estipulada una fecha de prescripción, prescribirán tras 15 años.
Os dejamos la siguiente infografía a modo de resumen:
Saber hasta cuándo necesitamos conservar los distintos tipos de documentos en una empresa es de vital importancia. En AsiRural lo tenemos muy claro y sabemos lo complejo que puede llegar a resultar llevar un control de todo este tipo de documentación.
Por eso, nosotros nos encargamos de ofrecerte la comodidad y tranquilidad que necesitas al saber que toda tu documentación estará gestionada por profesionales en el tema, ¡no dudes en contactar con nosotros para cualquier duda!
